Преимущества виртуальной АТС по сравнению с «железной. Выбор виртуальной атс Чем же так хороша sip-телефония

Телефонная связь - необходимая форма коммуникации любого офиса. Благодаря современным технологиям, сегодня не составляет труда обеспечить компанию надежным коммуникационным сервисом. Выгодным решением является подключение виртуальной АТС. Минимум оборудования и недорогие тарифы - таковы преимущества виртуальной АТС. Давайте поговорим о функциях и возможностях этого инструмента подробно.

Как работает облачная АТС: все гениальное просто

Виртуальная, или облачная, АТС (автономная телефонная станция), - экономичное и эффективное решение, которое дает новые возможности для организации офисной связи. Ее принципиальное отличие от аналоговой телефонии состоит в том, что для маршрутизации абонентов провода не используются - связь устанавливается посредством Интернета. Сама же станция находится на сервере провайдера, но пользователь при этом имеет доступ к управлению.

Одна из сильных сторон облачной АТС - это многоканальные номера с возможностью переадресации звонка на любой номер абонента компании. Основное преимущество многоканальных номеров - это возможность приема большого количества звонков одновременно. В условиях жесткой конкуренции в бизнес-среде непозволительно заставлять клиентов слушать в трубке короткие гудки. Сегодня тот, кто ценит своего покупателя, - отвечает на звонок с первого раза, завоевывая тем самым доверие и приумножая прибыльность бизнеса. Кроме того, благодаря многоканальному номеру принять звонок можно не только с помощью стационарного или мобильного телефона, но и с помощью планшета или смартфона. Для этого разработаны бесплатные приложения для четырех основных операционных систем (Android, MacOS, Windows, iOS). При этом сохраняются все преимущества внутренней сети - возможность присвоить объединенным телефонам добавочные номера для быстрой связи сотрудников между собой.

Еще одна возможность облачной АТС - это голосовое меню , или, как его называют в обиходе, «электронный секретарь». Именно оно и помогает соединить клиента с нужным сотрудником, что позволяет частично разгрузить телефонную линию.

Бесспорным достоинством виртуальной АТС также является возможность совершать видеозвонки , чего никак нельзя сделать, используя аналоговые станции. Видеоконференции, переговоры и совещания - продуктивная форма сотрудничества, позволяющая избежать командировок, аренды помещений и многих других затратных организационных моментов: экономия времени и денег очевидна.

Еще одно ноу-хау облачной АТС - это виртуальный факс . Его получение происходит автоматически - факс поступает на электронную почту, остается только распечатать его на принтере.

Доступна еще одна функция, которая тоже порой бывает необходима, - это блокировка нежелательных звонков, или так называемый черный список .

Кроме вышеперечисленных возможностей, многоканальный номер позволяет настроить интеграцию с сайтом . Это значит, что клиент сможет позвонить к вам в компанию прямо с сайта, просто нажав на соответствующую кнопку или кликнув на изображение с номером вашего телефона.

Одновременно общаться группой позволит услуга конференцсвязи . Теперь совещания и переговоры можно будет проводить в удаленном режиме. Согласитесь, это актуально, когда сотрудники одной компании находятся в разных городах и даже странах или просто не имеют возможности в назначенный день и час появиться в офисе.

Еще одно важное преимущество многоканального номера - возможность подключения услуги составления отчетов - это позволит вам держать руку на пульсе событий, контролировать эффективность телефонных переговоров.

Если говорить об ограничениях, то здесь оно только одно: необходимость стабильной скорости передачи данных. Для успешной работы виртуальной АТС величина не должна быть ниже 512 Кбит/с в обе стороны.

Преимущества облачной АТС: быстрее, дешевле, проще

Сравнивая аналоговую и виртуальную АТС, несложно убедиться в бесспорных преимуществах последней. Прежде всего, происходит колоссальная экономия времени и материальных затрат. Появляется возможность сократить штат сотрудников. Это особенно важно для молодых компаний, которые только начинают свой путь в деловом мире: им не нужно закупать множество телефонных аппаратов, тянуть провода, организовывать слишком большой call-центр. Также виртуальные АТС во многом облегчают работу фирм, имеющих филиалы в разных регионах страны или партнеров за рубежом.

Для установки облачной АТС достаточно просто зарегистрироваться на сайте провайдера и выбрать необходимые функции в личном кабинете. При этом тарифы на подобную связь более чем доступные. С переходом на новые технологии расходы снижаются на 70–80%.

По данным исследовательской компании J’son & Partners, число пользователей виртуальных АТС в России к концу 2014 года составляло около 72 тысяч клиентов. В течение последующего года количество подключений выросло вдвое.

Особенно популярны виртуальные АТС у владельцев малого и среднего бизнеса. Также подобное предложение способно оптимизировать работу интернет-магазинов, ведь их контакт с клиентами во многом зависит от уровня надежности и качества телефонии. Облачные АТС станут отличным решением проблем связи для компаний, работающих в сфере туризма, гостиничного и ресторанного бизнеса, так как с помощью этого инструмента можно оперативно регулировать количество телефонных линий, что весьма актуально во время повышенного объема сезонной работы.

Облачная АТС повышает мобильность сотрудников, ведь с ее помощью можно объединить даже филиалы, находящиеся на далеком друг от друга расстоянии. А такая характеристика, как масштабируемость, позволит вам стремительно развиваться, не задумываясь о приобретении нового дорогостоящего оборудования.

Какую облачную АТС выбрать?

Если вас заинтересовало приобретение виртуальной АТС, то важно грамотно ее выбрать. Задача эта непростая, так как на рынке довольно много интересных предложений. Давайте определимся, по каким критериям следует выбирать АТС.

Прежде всего, это надежность поставщика связи. Не поленитесь узнать, как давно компания предоставляет подобные услуги и кто входит в список ее клиентов. Также не лишним будет ознакомиться с отзывами пользователей на независимых порталах.

Прежде чем заключать договор, убедитесь, что провайдер предлагает качественную связь - без задержек и шумов, а его услуги представлены в широком объеме: от техподдержки до сохранения конфиденциальности передаваемой информации. Разнообразие тарифов тоже является плюсом, поскольку позволяет выбрать нужные именно вам условия.

Удобный интерфейс управления облачной АТС и множество настроек тоже считаются преимуществом, так как позволяют без проблем выбрать необходимые именно вам параметры.

Виртуальная АТС, помимо всего прочего, помогает проводить оценку эффективности рекламных кампаний и деятельности call-центров: показывает суммарное количество входящих вызовов, выявляет часы наибольшей и наименьшей загрузки, определяет соотношение количества принятых и потерянных вызовов и т.д.

У каждого поставщика услуг виртуальной АТС есть свои базовые пакеты. Обычно в стандартный тариф входят: прямой городской номер, голосовая почта, черный список, определенное количество внутренних номеров, голосовое меню, переадресация и детализация звонков. Представители малого бизнеса могут ограничиться и таким предложением.

Для более крупных организаций, работающих в сфере HoReCa или торговли, может быть интересна услуга call-центра, а для организаций, которые постоянно общаются с потребителями (банки, торговые компании, call-центры и службы техподдержки), окажется полезной покупка «бесплатных номеров» 8-800 и 8-804.

На сегодняшний день в России более 60-ти провайдеров, предоставляющих услуги виртуальных АТС. По итогам 2015 года в число самых успешных и востребованных вошли семь операторов. Это «ММТ» с ее виртуальной АТС - YouMagic.Pro, «Телфин», «Мегафон», «Манго Телеком», Zadarma, UISCOM и «Ростелеком». Что касается преимуществ технической и консультационной поддержки, то здесь лидерами являются три компании: «МТТ», «Телфин» и «Манго Телеком».

Виртуальная АТС - это не веяние моды. Это действительно продуктивно работающая схема приема и передачи звонков без использования устаревших проводных телефонных аппаратов. Доступность, мобильность, масштабируемость, простота в управлении - все это делает данное решение по-настоящему выгодным вариантом как для малого и среднего, так и для крупного бизнеса.

Обычно для координации работы сотрудников и общения с клиентами, компаниями используется привычное коммуникационное средство - телефон. Однако имея многочисленный штат работников и необходимость ежедневно совершать/принимать большое количество вызовов, одного аппарата на весь офис явно недостаточно. В таком случае возникает нужда внедрения более серьезного и современного коммуникационного оборудования.

Обеспечить поддержание бесперебойной связи, можно установив автоматическую телефонную станцию и разведя телефонные линии по рабочим местам. Однако данный метод имеет свои недостатки - существенный рост расходов на связь, определенные организационные трудности, технически ограниченный ресурс. Более простым, практичным и экономным выходом из ситуации является обращение к провайдеру VOIP-телефонии и организация в офисе облачной АТС . Для того чтобы оценить преимущества такого коммуникационного решения, следует знать, как работает виртуальная АТС и какие возможности дает ее использование.

Что такое облачная АТС?

Если говорить о функциях АТС в целом, то станция представляет собой телефонную систему компании, посредством которой внутренние номера организации соединены с внешними телефонными линиями и мобильными сетям. В случае с аналоговой АТС, «железо» фактически находится у клиента и представляет собой сложную систему устройств.

Виртуальная АТС не является каким-либо аппаратом или девайсом. Это услуга, предоставляемая операторами IP-телефонии и заменяющая физическую офисную телефонную станцию. В данном случае, используется техническое оснащение и программное обеспечение провайдера, а клиент получает в пользование программную IP-АТС, соединение с которой происходит при помощи интернета. Использование IP-АТС возможно через VoIP-телефоны или программные приложения IP-телефонии. Данное решение позволяет быстро и без существенных денежных затрат провести телефонизацию офиса и предоставить каждому сотруднику персональный рабочий телефон.

Как работает облачная АТС?

Что касается принципа функционирования облачной АТС, то фундаментом IP-телефонии является технология VoIP - именно она определяет порядок передачи звуковых данных в Интернете. Непосредственно передача информации происходит с использованием межсетевых или интернет протоколов. В коммерческих целях обычно применяются сигнальный протокол SIP. Хранение всех данных осуществляется на серверах провайдера, предоставляющего услугу. При этом функционал АТС может быть настроен потребителем под нужды конкретного бизнеса.

Сервер, обеспечивающий работу виртуальной АТС, занимается алгоритмическим распределением входящих вызовов на персональные компьютеры, смартфоны, ноутбуки и т.д. Количество средств связи для распределения практически неограниченно. Первоначально, абсолютно все звонки подаются на единый номер компании, который зарегистрирован на сервере. При поступлении вызова, сложный системный алгоритм, по которому работает виртуальная АТС, направляет звонок по нужному адресу.

Иными словами, механизм работы виртуальной АТС заключается в следующем: все входящие (одномоментно или в разное время) звонки поступают на виртуальное «облако», после чего происходит мгновенная переадресация вызов сервером, согласно заданному администратором сценарию, на SIP-телефон адресата или группу сотрудников. Помимо соединения вызова с физическим номером, может быть настроена следующая логика обработки входящих вызовов:

Воспроизведение приветствия, звуковой файл или активация голосового меню;
Переадресация в зависимости от времени или дня недели;
Выполнение действия вслучае занятости всех каналов или отсутствия ответа;
Принятие сообщения на голосовую почту и его отправка на e-mail.

Преимущества использования виртуальной АТС

Ввиду особенностей услуги, для подключения телефонии отсутствует необходимость прокладывания проводов, приобретения дорогостоящего оборудования и его дальнейшего обслуживания. Достаточно иметь устойчивое и, желательно, высокоскоростное подключение к сети. Таким образом, при минимальных единоразовых затратах, компания получает все возможности офисной АТС, а регулярные затраты на коммуникативное звено сводятся к минимуму.

Помимо высокого качества телефонной связи и многоканальности номера, для эффективной работы современным офисам необходимы и дополнительные функции, которые также включены могут быть подключены в рамках облачной АТС. Сюда входит:

Возможность интеграции с сайтом;
Ведение детализированной отчетности;
Запись телефонных разговоров;
Видеозвонки, голосовая почта и конференцсвязь;
Электронный факс;

Как показывает практика, использование виртуальной АТС может ощутимо упростить бизнес-процессы и оптимизировать расходы, а также дает безграничные возможности в плане расширения числа сотрудников. Не менее важно, что благодаря отсутствию физической привязки, офис может менять свое месторасположение, а сотрудники отправляться в командировки, но это никак не отразится на работе виртуальной АТС и бесперебойности связи.

Преимущества виртуальной АТС

Главное преимущество облачной АТС по сравнению с аналоговыми средствами связи заключается в экономии денег и времени на организацию слаженной телефонной коммуникации между сотрудниками внутри офисов фирмы и с ее клиентами. Телефонизация обходится без закупки и установки дорогостоящих устройств, а вместо прокладки проводов требуется лишь доступ к Интернету. Настройки телефонных и видеозвонков могут осуществляться самостоятельно через личный кабинет пользователя.

Среди основных преимуществ и достоинств IP-телефонии можно выделить следующие:

экономия до 75% денежных ресурсов на оплату междугородних звонков и до 85% – международных;
входящие и исходящие вызовы не задействуют каналы городской телефонной сети, поэтому звонки по внутреннему номеру компании бесплатны;
привязанность единого рабочего многоканального номера не к конкретному помещению, а к сотрудникам, вне зависимости от их локализации;
создание «виртуального офиса» при отсутствии физического помещения компании;
предоставление широкого функционала, легкость алгоритмизации при распределении неограниченного потока звонков;
отсутствие необходимости периодического обслуживания телефонного оборудования, как этого требует проводная (офисная) АТС;
возможность кооперации филиалов одной компании, закрепленных за единым, привычным для партнеров и клиентов номером.

Подключение дает важное преимущество в виде сохранения прежнего номера телефона и всех настроек связи при переезде офиса. Все входящие вызовы распределяются среди сотрудников (операторов) после алгоритмической обработки на «облаке», на котором навсегда зарегистрирован рабочий номер. Это позволяет не обрывать контакты с постоянными клиентами и партнерами по бизнесу.

Удобства для фирмы при подключении виртуальной телефонии

Подключение ІР-телефонии дает возможность компании любой формы за несколько часов наладить телекоммуникацию всей сети. Звонки на прямой городской номер, к которому у клиентов всегда отмечается повышенное доверие, будут перенаправляться «облаком» на свободные локальные линии. Таким образом, гарантируется круглосуточная доступность абонента. Если каналы заняты, звонок отправиться в очередь или будет записан системой.

Услуги виртуальной АТС предоставляют возможность при наименьших затратах организовать эффективную работу call-центра. Среди доступного функционала – совершенная система записи разговоров, полная отчетность о звонках, функция автоперезвона. Данные возможности позволяют отслеживать продуктивность работы коллектива, оптимизировать рабочие процессы.

Виртуальная АТС - наиболее технологичный на сегодняшний день способ обеспечить недорогую, качественную связь для бизнес-коммуникаций, настроив при необходимости единый номер для нескольких телефонов, используемых сотрудниками компании. Коллеги из системного интегратора Кластер-Плюс поделились в блоге UIS экспертизой на тему того, чем облачная АТС отличается от железной и почему монтаж телефонной сети при использовании виртуального сервиса проще.

Принцип работы облачной АТС

Подключенная к виртуальной АТС компания подсоединяется к серверу, установленному на стороне провайдера, и сохраняет при этом возможность настроить телефонию под требования своего бизнеса. Использование голосовых и медийных сервисов при этом осуществляется через интернет-сети - посредством SIP- и VoIP-протоколов.

Таким образом, компания получает возможность пользоваться стабильной АТС, имея лишь доступ к интернету, что увеличивает возможности, но снижает расходы на связь.

Чем виртуальная АТС лучше классической?

Облачная АТС дает возможность использования многоканальных номеров, предлагая интеллектуальную переадресацию звонков, гибкую аналитику, возможность записи и хранения информации на надежном внешнем сервере. Не говоря о множестве других функций: интерактивное голосовое меню (IVR), уведомления о пропущенных вызовах, голосовая почта, электронный факс и т.п. Но основное ее преимущество - это высокое качество телефонии, не достижимое посредством подключения сотовой и аналоговой связи.

И все же важнейшей для подавляющего множества компаний является финансовая сторона вопроса. Для работы виртуальной АТС не требуется прокладка целой сети дорогостоящих кабелей и подключение специального оборудования - достаточно, чтобы ваши устройства поддерживали передачу данных по VoIP-протоколам, а это умеет практически вся современная техника.

Настройка облачной телефонии занимает всего несколько часов, не требует познаний в технических нюансах и участия в процессе настройки профильных специалистов. При этом расходы на звонки существенно уменьшаются:

звонки внутри компании бесплатные;
экономия на международной и междугородней связи составляет до 70-80%.

Облачная АТС популярна среди компаний любых масштабов и форматов. Это возможность быстро организовать внутреннюю корпоративную связь или комплексный call-центр с минимальными затратами и возможностью работы с разных уголков планеты, даже без единого офиса.

Работа большого и многофункционального предприятия невозможна без самого необходимого средства коммуникации – телефона. Разумеется, если Ваша компания постоянно расширяется, а потребителей становится все больше, одним телефонным аппаратом будет довольно сложно обойтись. Еще одной необходимостью становится, чтобы вся сеть предприятия имела номер, единый для всех.

Это значит, что Ваш офис, компания или предприятие должны быть соединены многоканальной связью, которую должен объединять простой и красивый номер. Но как правильно выбрать многоканальную сеть, без ущерба для собственного кошелька и доходов компании? В этом случае к Вам на помощь придет новый, невероятно удобный способ связи – voip-телефония (так же ее называют sip, интернет, или ip — телефонией) . Voip-телефония — связь, стремительно набирающая обороты в области бизнеса и предпринимательской деятельности.

Принцип работы виртуальной АТС и IP телефонии

Принцип ее работы довольно прост — телефонная станция, размещенная на сервере выбранного Вами провайдера, настраивается под функционал вашего предприятия. Передача данных осуществляется посредством SIP- и VoIP-протоколов. Они необходимы для передачи мультимедийных и голосовых сообщений. Данные хранятся на так называемой облачной АТС провайдера, который предоставляет Вам услуги.

Услуги виртуальной АТС сегодня представляют как провайдеры IP-телефонии, так и мобильные операторы и интернет-провайдеры. Физически АТС размещается именно у провайдера, а предприятие получает к ней доступ посредством сети интернет. Интернет используется и для совершения звонков, передачи данных и т.д.

Быстрый рост популярности IP-телефонии был вызван существенными недостатками традиционной телефонии, особенно низким качеством связи и ее высокой ценой, ведь это полностью проводная технология. Появившись в 1995 году, IP-телефония за два года захватила мир, позволив пользователям совершать дешевые звонки с достаточным уровнем безопасности и качества.

Традиционный набор номера, голосовое общение, передача данных и видеозвонки в IP-телефонии осуществляются посредством интернет, а центральным элементом этой системы становится шлюз . Это устройство, которое подключено и к телефонным линиям, и к интернету (или другой IP-сети). Информация передается по каналам связи в зашифрованном виде для снижения нагрузки на сеть, иначе потребовалась бы слишком высокая пропускная способность. Шлюзы оборудуются кодировщиками речи, которые шифруют ее на входе и декодируют на выходе. При этом время на оцифровку в зависимости от скорости потока составляет от 0,75 до 10 мс. Небольшая и постоянная задержка в потоке речевой информации всегда присутствует, но для человека задержка до 250 мс почти незаметна.

Таким образом, в отличие от традиционной телефонии, где данные передаются через выделенное подключение по телефонным линиям, в IP-телефонии пакеты данных идут по общей сети с определенным адресом. Посредством интернет предприятие получает доступ и к своей виртуальной АТС, настраивая ее по своим нуждам. Отсюда и многочисленные преимущества виртуальной АТС и IP-телефонии.

Чем же так хороша sip-телефония?

Во-первых, это очень удобно. Вы сможете контролировать работу компании, даже находясь за сотни километров от вашего предприятия! Грамотно поставленная работа сотрудников, и постоянный контроль — главные составляющие успеха компании, а с sip-телефонией ваши сотрудники будут работать четко и слаженно. Например, с помощью конференц-связи, Вы сможете проводить групповые совещания или переговоры, даже находясь в другой стране. Еще одно преимущество ip-телефонии — безграничные возможности. Для подключения к провайдеру IP-телефонии достаточно иметь только соединение с интернетом, и можно совершать звонки из любой точки мира. Это значительно расширяет возможности современных компаний. Например, сотрудники call-центров могут работать где угодно, важно лишь наличие интернета, что сегодня не проблема.

С многоканальным номером Вы сможете принимать неограниченное число звонков, а это значит, что в самое ближайшее время Вашу компанию ожидает успех, ведь залог успешной работы — постоянное общение с потребителями. В число преимуществ также стоит добавить возможность переадресации звонков, определения и повторения номера, которые в IP-телефонии предоставляются бесплатно, в то время как обычные телекоммуникационные компании потребует за это дополнительную плату. Кроме того, становится доступны видеозвонки, обмен сообщениями и файлами во время звонка, просмотр информации о том, доступен ли абонент, и управление адресной книгой. Проблема занятой линии решается посредством переадресации или переводом в режим ожидания , и все это легко настраивается.

Ну а главным преимуществом интернет-телефонии является демократичная цена. Затраты на оплату виртуальной АТС — минимальны, независимо от уровня затрат или размера предприятия. Это объясняется технологией сжатия данных и использования всей емкости телефонной линии, отсутствием затрат на подключение, ведь доступ в интернет есть фактически повсеместно. Внутренние звонки в компании становятся бесплатными, а междугородняя и международная связь – на 70-80% дешевле.

Для использования sip-телефонии не нужны провода или дорогостоящее оборудование. Настройка виртуальной АТС с нуля занимает 5-30 минут времени, и при этом не требует специальных познаний. Для сравнения: на подключение предприятия к традиционной АТС потребует от одного дня до двух недель. Используя многоканальную АТС, вы сможете быть уверены — Ваша компания всегда будет «на коне»!

Сэкономить время можно не только на настройке, но и поддержке. Традиционная АТС требует привлечения специалистов из сторонних компаний или наличия профессионала в штате компании, который бы и занимался обслуживанием системы. В случае с виртуальной АТС все необходимые настройки по мере работы можно выполнить через web-интерфейс.

Использование виртуальной АТС делают компанию мобильной . Можно запросто сменить расположение офиса и на новом месте сразу же приступить к работе. При использовании традиционной АТС теряется больше времени на перевоз всего оборудования, его настройку и поиск поставщика услуг.

Виртуальная АТС позволяет компании быстро начать работу, причем ее сотрудники могут находиться в разных местах. Прямой городской номер будет вызывать доверие клиентов, а сама компания может обойтись даже без реального офиса, ведь месторасположение виртуальной АТС неизвестно для звонящего.

Вместе с низкой ценой связи неоспоримым преимуществом IP-телефонии является и качество связи , которое постоянно улучшается. Это достигается за счет совершенствования алгоритмов работы, которыми решаются некоторые проблемы IP-сетей, в т.ч. и задержки. Частная сеть также позволяет самостоятельно производить настройки и изменять количество абонентов на одной линии, ширину полосы пропускания и прочие параметры, улучшая качество связи. IP-телефония бурно развивается, и каждый год пользователям предлагают новые и более совершенные технологии и протоколы, улучшающие качество связи.

Отчеты по количеству и продолжительности звонков, функция «черного списка», записи телефонных разговоров, что важно при работе в сфере продаж и предоставления услуг, — это еще одни преимущества технологии.

Есть ли минусы?

Как и любая технология, IP-телефония имеет свои недостатки. Они с лихвой перекрываются достоинствами, но для объективности принятия решения должны быть заранее известны. Среди главных недостатков IP-телефонии с доступом к виртуальной АТС называют тот факт, что все данные компании о звонках и записи разговоров находятся у провайдера . Если по телефону ведутся разговоры с упоминанием коммерческой тайны или других секретных данных компании, то они могут попасть в руки злоумышленников, хотя это не так просто.

Вместе с простотой управления виртуальной АТС придется принять и ее ограниченную функциональность . Офисную АТС можно более тонко настраивать, но для этого потребуются квалифицированные специалисты, о чем уже было сказано. Виртуальные телефонные станции отлично подходят для небольших и средних предприятий . Большими компаниями они также могут использоваться, но для них предпочтительнее будут офисные АТС.

Так как IP-телефония использует интернет, то при медленном соединении или большой нагрузке на сеть возможны обрывы связи, но подобные проблемы благодаря совершенствующимся технологиям постепенно сходят на нет. Поклонники традиционной телефонии и офисных АТС смогут придраться к еще нескольким мелочам, но трудно поспорить со статистикой, которая фиксирует стремительный рост популярности IP-телефонии и виртуальных АТС, объясняющиеся превосходством преимуществ над недостатками.