MS Access: Що таке база даних? Відмінність Access від Excel. Access – це що таке? Створення бази даних у Microsoft Access Програмне забезпечення ms access

Міністерство освіти та науки Російської Федерації

Федеральна державна бюджетна освітня установа вищої

професійної освіти

«Хабаровська державна академія економіки та права»

Основи роботи з субд Microsoft Access 2007

Хабаровськ 2011

Основи роботи з СУБД Microsoft Access 2007: методичні вказівки щодо виконання лабораторної роботи для бакалаврантів 1-го курсу всіх напрямків очної форми навчання/уклад. Л. В. Самойлова. - Хабаровськ: РІЦ ХДАЕП, 2011. - 32 с.

Рецензент Д. В. Тимошенко, канд. техн. наук, доцент кафедри ДВС ТОГУ

Затверджено видавничо-бібліотечною радою академії як методичні вказівки для бакалаврантів 1-го курсу всіх спеціальностей очної форми навчання

Людмила Вікторівна Самойлова Основи роботи з субд Microsoft Access 2007

Методичні вказівки щодо виконання лабораторної роботи для бакалаврантів 1-го курсу всіх напрямків очної форми навчання

Редактор Г.С. Одинцова

_____________________________________________________________

Підписано до друку Формат 60х84/16.

Папір письмовий. Цифровий друк. Усл.п.л. 1,9. Уч.-вид.л. 1.3.

Тираж 100 екз. Замовлення №___________________

_______________________________________________________________

680042, Г. Хабаровськ, вул. Тихоокеанська, 134, хгаеп, ріц

© Хабаровська державна академія економіки та права, 2011

Основні поняття

У світі людині доводиться зіштовхуватися з величезними масивами однорідної інформації. Цю інформацію необхідно впорядкувати будь-яким чином, обробити однотипними методами і в результаті отримати зведені дані або розшукати конкретну інформацію. Цій меті є бази даних.

Під базою данихприйнято розуміти сукупність логічно організованих та взаємопов'язаних даних, що спільно використовуються різними завданнями в рамках деякої єдиної автоматизованої інформаційної системи.

Програмне забезпечення, що здійснює операції над базами даних, отримало назву СУБД - система управління базами даних. СУБД дозволяє структурувати, систематизувати та організовувати дані для їх комп'ютерного зберігання та обробки.

СУБД– сукупність мовних та програмних засобів, призначених для створення, ведення та спільного використання бази даних багатьма користувачами.

Програма Microsoft Access 2007є системою управління базами даних. Вона входить до складу Microsoft Office Professional 2007, що забезпечує її зв'язок з іншими офісними програмами (тестовий редактор Word, програма для роботи з таблицями Excel). Використовуючи СУБД Microsoft Access, можна легко зберігати та обробляти великі обсяги інформації, контролювати правильність даних на стадії їх введення, витягувати з бази даних потрібні відомості, готувати звіти, створювати форми для зручнішої роботи з даними. Одночасно з базою даних може працювати кілька користувачів. Microsoft Acсess має величезні можливості, і в той же час для початку роботи і створення власної бази даних достатньо освоїти лише кілька простих операцій.

Програма Microsoft Access є реляційною СУБД (від англ. Relation - ставлення). Це означає, що база даних Access складається з взаємопов'язаних таблиць.

Таблиця бази даних – це стандартна таблиця, що з рядків і стовпців.

Стовпці таблиці називаються полями (атрибутами). Вони зберігаються атрибути об'єкта. Кожне поле таблиці має унікальне ім'я і містить певний тип даних.

Рядки таблиці називаються записами (кортежами).Запис містить кілька осередків таблиці, які зберігають певні відомості про об'єкти. Кожен запис містить інформацію про один об'єкт. Рядки йдуть у довільному порядку і не мають номерів. Пошук рядків здійснюється не за номерами, а за ідентифікаторами ( ключам).

Ключ– це поле, яким виробляється зв'язування таблиць.

Ключ може бути простим та складним. Ключ, визначений по одному полю таблиці, називається простим. Якщо ключ складається із двох і більше атрибутів, його називають складовим.

Ключ може бути первинним та зовнішнім. Первинний ключоднозначно визначає кожен запис у таблиці; значення ключа, що повторюються, не допускаються. Це означає, первинний ключ повинен визначати єдиний запис (рядок) у таблиці, тобто бути унікальним.

Зовнішній ключ- Це атрибут одного відношення, що є первинним ключем іншого відношення. Зовнішні ключівикористовуються для організації зв'язків між таблицями бази даних (головної та підлеглої) та для підтримки обмежень цілісності даних.

Для заповнення таблиць інформацією можна вводити дані вручну в режимі редагування таблиці, створити формудля введення даних або імпортувати дані із зовнішніх джерел. Для пошуку, відбору, сортування даних можна створити запити, а для наочного подання даних та виведення на друк – звіти.

Microsoft Access - реляційна система управління базами даних, що використовується при створенні повноцінних розгорнутих клієнт-серверних додатків, що використовують зв'язок "БД-клієнт". Проста та логічна графічна оболонка дозволяє згенерувати первинні та вторинні ключі, індекси, зв'язки між об'єктами БД, а також нормалізувати відносини між дискретними таблицями, що становлять структуру бази даних, до необхідної нормальної форми. Access надає технологічні засоби для обміну даними між іншими OLEDB-і ODBC-джерелами, серед яких таблиці Excel; текстові, що зберігаються у форматі CSV файли; XML-об'єкти, а також сховища SharePoint, PDF або XPS-контейнери та папки Outlook .

Розширені функціональні можливості СУБД Access

Поряд з іншими розгорнутими рішеннями для взаємодії з об'єктами БД, Access надає розробнику наступний набір технічних можливостей та опцій:

велика кількість форматів подання та зберігання даних у таблицях. Серед основних категорій доступні текстовий, числовий, грошовий, логічний типи, гіперпосилання, дата та час, логічна структура, а також низка інших допоміжних специфікацій
швидке перемикання між режимом таблиці та конструктором, що дозволяють сформувати структуру таблиці та вказати формати її індивідуальних осередків
створення макросів даних для автоматизації найчастіших операцій та послідовностей дій, застосовних під час створення вмісту бази. Всі макроси можуть формуватися як на основі натискань клавіші миші у вбудованому редакторі макросів, так і вміщати елементи, що використовують мову Visual Basic. Як і в інших програмах Microsoft Office, макроси Access можуть викликатися після натискання гарячої комбінації клавіш, що задається в налаштуваннях
стиснення бази даних та подальші відновлення її вмісту резервної копії. Архів БД може зберігатися на захищеному віддаленому сервері, у хмарі чи локальному дисковому накопичувачі
інтегрований конструктор звітів для відображення даних із БД на паперових друкованих формахта бланках. Всі звіти можна конфігурувати та деталізувати для отримання точної вибірки інформації з бази. Також в інтерфейсі Access є формування структури звіту з поділом на секції та блоки як вручну, так і за допомогою спеціального майстра. Більше того, представлено сортування та фільтрацію відображуваної інформації як на етапі генерування звіту, так і пізніше, коли кінцевий вид звіту вже продуманий та фіналізований.
вкладений інформаційний помічник, що надає розгорнуті відомості про потрібну опцію, категорію головного меню, модуль або піктограму Access. Інфо-помічник тісно інтегрований в оболонку програми, а в останніх ревізіях СУБД задіяє напрацювання в галузі штучного інтелекту та голосовий помічник Cortana.

На нашому ресурсі ви можете завантажити повне русифіковане видання Access для будь-якого покоління Windows. Кожна версія утиліти, доступна для завантаження, супроводжується системними вимогами, що відповідають використовуваної вами моделі комп'ютера. Якщо пристрій має великий термін давності, варто зупинитися на більш ранньому випуску продукту.

Сьогодні будь-який користувач комп'ютерних системна основі Windows знає, що стандартний пакет офісних програм від компанії Microsoft входить унікальний редактор під назвою Access. Що являє собою дана програма і як працювати з нею, ми зараз і розглянемо. У цій статті, звичайно, буде наведено лише основні питання роботи програмою. Повний описвсіх можливостей цієї програми займе не одну сторінку.

Access: що таке?

Що ж собою являє програма Microsoft Access? Access - це повнофункціональна програма, яка призначена для роботи з базами даних будь-якого типу. В основі цієї програми використовується модель динамічного обміну даними з інтернет-публікаціями та іншими програмами. Ця програмапередбачає використання інструментів автоматизації обробки будь-якого типу інформації, поданої у структурованому вигляді. Крім того, Access це ще й пакет програм, в якому передбачена підтримка елементів ActiveX. Це суттєво розширює можливості програми в тому плані, що вона може використовувати не лише текстові та табличні компоненти, а й об'єкти з інтернету та мультимедіа. Зв'язки, що встановлюються у додатку між базами даних (БД), дають можливість здійснювати точне відстеження змін у будь-якій з них та автоматично коригувати параметри інших.

Access: основні напрямки використання програми

Не дивно, що у більшості випадків Microsoft Access використовується для повної автоматизації процесів аналізу даних у бізнесі, бухгалтерії і так далі. Програма завдяки своїй універсальній структурі може усувати появу так званої надмірності даних, коли необхідно змінити якийсь параметр не шляхом введення нового, а за рахунок коригування старого, причому таким чином, щоб ця зміна була відображена у всіх пов'язаних базах даних. На підприємстві за допомогою Access може вестись облік постачальників, клієнтів та заходів, до яких вони залучені. Припустимо, у постачальника змінюються банківські реквізити. Тоді достатньо буде змінити їх у базі даних, і автоматичне коригування торкнеться інших баз даних. При цьому буде здійснено заміну даних, а не введення нової інформації поряд з наявною. Ця зміна стосуватиметься лише пов'язаних заходів. У певному сенсі користувач отримує повну автоматизацію. Те саме стосується і складського обліку. Припустимо, якась група товарів продається через відповідний підрозділ підприємства. Тоді товарні позиції будуть автоматично списані в базі даних товару, наявного на складі. Це тільки самі прості приклади. Програма насправді має ширші можливості.

Microsoft Access: структура

Якщо ж говорити про зручність роботи, то її можна досягти завдяки наявності основних елементів, які відіграють важливу роль при аналізі та обробці даних. До основних елементів можна віднести такі:

Таблиця – це елемент, у якому зберігається основна інформація у певному форматі (текстовий, числовий, графічний);
Запит – це засіб звернення до пов'язаних елементів, інших баз даних або сторонніх програм;
Форма – це надання даних чи інформації у зручному для користувача вигляді;
Звіт – це висновок опрацьованих результатів;
Макрос – це виконуваний елемент, який дозволяє у разі виникнення якоїсь події виконувати певні дії, формування звіту, створення запиту;
Модуль – це засіб мови Visual Basic, який дозволяє суттєво розширити можливості програми на основі використання численних функцій та створення процедур;

Microsoft Access: зв'язок із зовнішніми базами даних та іншими програмами

Як має бути зрозуміло, Microsoft Access дозволяє як використовувати власні дані, введені користувачем, а й пов'язувати їх між собою. Можливості програми такі, що інформація може бути імпортована з різних програм, наприклад, Paradox, FoxPro, Excel, Word і так далі. Дані для спрощення процедур можна не імпортувати, а пов'язувати, причому не лише з даними програмами, а й із джерелами в інтернеті чи мережевому оточенні. Сам процес зв'язування складає основі запитів на кшталт того, як працюють бази даних SQL. До речі, програма Access їх теж підтримує.

Як створити базу даних на основі шаблонів?

У Microsoft Access основним елементом є таблиця. Даний компонент по зовнішньому виглядудуже схожий на таблиці Excel, проте він має ширші можливості. Та й принцип роботи з цими елементами має відмінні риси. Однак створити при запуску власну базу даних досить просто. Користувачеві після появи вітального вікна надається вибір шаблонів, на основі яких буде створена майбутня структура бази даних у формі таблиці. По іншому дане уявленняназивається Backstage. Тут ви можете знайти і вбудовані заготовки, які знадобляться вам при виконанні конкретних завдань. Якщо жодна з представлених заготовок не відповідає вимогам користувача, що малоймовірно, можна звернутися до пошуку на офіційному ресурсі компанії Microsoft. Коли потрібний шаблон буде обраний, його потрібно буде зберегти як файл, вказавши при цьому ім'я та місцезнаходження. Програма після цього автоматично сформує потрібну табличну структуру.

Як створити базу даних із нуля?

У цьому питанні варто враховувати низку обмежень. Так, наприклад, бази даних для настільних персональних комп'ютерівне підтримують інтернет-публікації. Веб-бази не узгоджуються із деякими функціями попередніх. Після того, як початкова таблиця буде створена, можна буде переходити до внесення інформації. Варто звернути особливу увагу на той момент, що дані можна вносити виключно у суміжні рядки та стовпці. Не варто також додавати між ними порожні осередки, як це робиться в додатку Excel. Таким чином, якщо формат спочатку передбачає використання дати та часу, то введена в стовпці інформація з обчисленнями на основі експоненти не розпізнаватиметься. По можливості, потрібно планувати таблицю саме в цьому ракурсі. Для спрощення роботи можна використовувати спеціальний режим конструктора.

Особливості імпорту та зв'язування даних з іншими джерелами

Якщо говорити про імпорт даних, то програма Microsoft Access має практично необмежені можливості. Головна умова полягає в тому, що дані, що імпортуються, повинні бути розбиті за типом табличних, як це робиться в Wordабо Excel. Якщо імпорт здійснюється, наприклад, у текстовому варіанті програми Блокнот, то для створення подібної структури можна використовувати клавішу Tab (табулятор). Також є можливість використання списків Share Point та зв'язування даних для спрощення роботи. Для цієї мети на вкладці зовнішніх даних, яка розташована в групі зв'язування та імпорту, застосовується спеціальна команда. Тут також пропонуються вже готові рішення (Word, Excel і так далі). У разі вибору залишиться вказати лише розташування необхідного файлу, місце зберігання в поточній базі даних, а потім підтвердити зроблений вибір.

Післямова

Таким чином, виглядає програма Access. на Наразіця програма користується великою популярністю серед широкого кола користувачів, оскільки її розробники намагалися об'єднати в ній можливості інших програм даного типу. Це й дозволило зробити цей додатокдуже гнучким в автоматизації більшості необхідних функцій та налаштуванні. Можна тільки додати, що Microsoft Access є потужним програмний продуктдля обробки даних Access дозволяє легко створювати бази даних і управляти ними. Цей програмний продукт підходить як для невеликих проектів, так і для бізнесу. Access є чудовим помічником для зберігання різного роду інформації.

План лекції

1. Коротка характеристика Microsoft Access.

2. Функціональні можливості MS Access.

3. Характеристика сфери застосування "настільних" СУБД.

Microsoft Access є системою управління реляційною базою даних, що включає всі необхідні інструментальні засоби для створення локальної бази даних, загальної бази даних у мережі з файловим сервером або створення програми користувача, що працює з базою даних на SQL-сервері. У роботі буде розглянуто основні характеристики та можливості цієї СУБД, порівняння з іншими системами такого класу.

Microsoft Office Access 2007 надає ефективний набір коштів, які дозволяють швидко організувати облік даних, звітність та спільний доступ до даних. Не володіючи спеціалізованими знаннями баз даних, користувачі можуть швидко створювати зручні програми обліку даних за допомогою налаштування одного з декількох готових шаблонів, перетворення існуючих баз даних або створення нової бази даних. За допомогою Office Access 2007 можна легко адаптувати програми бази даних та звіти до мінливих потреб бізнесу. Розширена підтримка Microsoft SharePoint Services 3.0 у Office Access 2007 забезпечує спільне використання, перевірку та резервне копіюванняданих, а також керування ними.

1. Коротка характеристика Microsoft Access

Microsoft Access є настільною СУБД (система управління базами даних) реляційного типу. Перевагою Access є те, що вона має дуже простий графічний інтерфейс, який дозволяє не тільки створювати власну базу даних, але й розробляти програми, використовуючи вбудовані засоби.

На відміну від інших настільних СУБД, Access зберігає всі дані в одному файлі, хоч і розподіляє їх по різних таблицях, як і належить реляційній СУБД. До цих даних належить як інформація у таблицях, а й інші об'єкти бази даних, які будуть описані нижче.

Для виконання багатьох основних операцій Access пропонує велику кількість Майстерів (Wizards), які виконують основну роботу за користувача при роботі з даними та розробці додатків, допомагають уникнути рутинних дій і полегшують роботу досвідченому в програмуванні користувачеві.

Створення розрахованої на багато користувачів БД Access і отримання одночасного доступу декількох користувачів до загальної бази даних можливе в локальній одноранговій мережі або в мережі з файловим сервером. Мережа забезпечує апаратну та програмну підтримку обміну даними між комп'ютерами. Access стежить розмежуванням доступу різних користувачів до БД і забезпечує захист даних. За одночасної роботи. Так як Access не є клієнтом серверної СУБД, можливості його щодо забезпечення розрахованої на багато користувачів роботи дещо обмежені. Зазвичай для доступу до даних через кілька робочих станцій, файл БД Access (з розширенням *.mdb) викладається на файловий сервер. У цьому обробка даних ведеться переважно клієнта – там, де запущено додаток, з принципів організації файлових СУБД. Цей фактор обмежує використання Access для забезпечення роботи безлічі користувачів (більше 15–20) і за великої кількості даних у таблицях, оскільки багаторазово зростає навантаження на мережу.

У плані підтримки цілісності даних Access відповідає лише моделям БД невеликої та середньої складності. У ньому відсутні такі засоби як тригери і процедури, що зберігаються, що змушує розробників покладати підтримку бізнес логіки БД на клієнтську програму.

Щодо захисту інформації та розмежування доступу Access не має надійних стандартних засобів. У стандартні способи захисту входить захист із використанням пароля БД та захист з використанням пароля користувача. Зняття такого захисту не є складним для фахівця.

Однак, при відомих недоліках MS Access має велику кількість переваг у порівнянні з системами такого класу.

У першу чергу можна відзначити поширеність, яка обумовлена тим, що Access є продуктом компанії Microsoft, програмне забезпечення та операційні системи якої використовує більшість користувачів персональних комп'ютерів. MS Access повністю сумісний з операційною системою Windows постійно оновлюється виробником, підтримує безліч мов.

Загалом MS Access надає велику кількість можливостей за порівняно невелику вартість. Також необхідно відзначити орієнтованість на користувача з різною професійною підготовкою, що виявляється у наявності великої кількості допоміжних засобів (Майстрів, як зазначалося), розвинену систему довідки та зрозумілий інтерфейс. Ці кошти полегшують проектування, створення БД та вибірку даних із неї.

MS Access надає у розпорядження непрограмуючий користувач різноманітні діалогові засоби, які дозволяють йому створювати програми не вдаючись до розробки запитів на мові SQL або до програмування макросів або модулів на мові VBA.

Access має широкі можливості з імпорту / експорту даних у різні формати, від таблиць Excel та текстових файлів, до практично будь-якої серверної СУБД через механізм ODBC.

Ще одна важлива перевага MS Access полягає у розвинених вбудованих засобах розробки додатків. Більшість програм, що розповсюджуються серед користувачів, містять той чи інший обсяг коду VBA (Visual Basic for Applications). Оскільки VBA є єдиним засобом для виконання багатьох стандартних завдань у Access (робота зі змінними, побудова команд SQL під час роботи програми, обробка помилок, використання Windows API іт. д.), для створення більш-менш складних програм необхідно його знання та знання об'єктної моделі MS Access.

Одним із засобів програмування в Access є мова макрокоманд. Програми, створені цією мовою, називаються макросами і дозволяють легко пов'язувати окремі дії, реалізовані з допомогою форм, запитів, звітів. Макроси управляються подіями, які викликаються діями користувачами під час діалогової роботи з даними через форми або системними подіями.

Виходить, що Access, володіючи всіма рисами СУБД, надає і додаткові можливості. Це не тільки гнучка і проста у використанні СУБД, але й система для розробки додатків, що працюють з базами даних.

Прикладна програма Microsoft Access 2007призначена для створення бази даних. У Access 2007 використовують логічно пов'язані таблиці. СУБД Microsoft Access 2007забезпечує зручне та надійне управлінняданих, що зберігаються у таблицях.

Суть створення бази даних у Microsoft Access 2007 полягає в тому, що спочатку треба створити структуру бази даних (створити структуру таблиць та встановити між ними зв'язки), а потім необхідно заповнити таблиці нової бази даних.

Крім того, бажано створити формидля введення даних у таблиці, запитидля пошуку інформації в БД та звітидля виведення з БД необхідної інформації у зручному вигляді на екран, у друк або файл.

БД можна створювати як вручну (нову порожню базу даних), і основі шаблонів.

При запуску прикладної програми Access 2007 на екрані відображатиметься нова початкова сторінка "Приступаючи до роботи з Microsoft Access 2007", наведена на Мал. 1.

Мал. 1. Нова початкова сторінка

Під час створення бази даних на основі шаблонів можна вибрати потрібний template на сторінці "Початок роботи з Microsoft Access 2007" з "Категорії шаблонів" або шаблони "З Microsoft Office Online". При виборі, наприклад шаблону Факультет у категорії Локальні templates, праворуч у вікні програми з'явиться опис БД. Нижче в текстовому полі вказано ім'я файлу: Факультет.accdb та піктограма папки, за допомогою якої можна зберегти файл у потрібну директорію (за замовчуванням вказано папку Мої документи).

Ім'я файлу та каталог для зберігання файлу можна змінити. Потім клацнути на кнопці Створити. В результаті з'явиться вікно бази даних Факультет: база даних (Access 2007) – Microsoft Access. В області редагування відображатиметься Список факультету, який потрібно заповнити. Якщо область переходів закрита, її необхідно відкрити, натиснувши клавішу F11 або клацнувши на кнопці "Відкрити/закрити межу області переходів".