Зберегти документ із 1с в ексель. Хитрості збереження табличного документа в Excel для подальшої роботи з ним

Не секрет, що серед офісних працівників, зокрема тих, що зайняті у розрахунковій та фінансовій сфері, особливо популярні програми Excel та 1С. Тому досить часто доводиться проводити обмін даними між цими додатками. Але, на жаль, не всі користувачі знають, як швидко це зробити. Давайте з'ясуємо, як вивантажити дані з 1С документ Excel.

Якщо завантаження даних із Excel в 1С – це досить складна процедура, автоматизувати яку можна лише за допомогою сторонніх рішень, Зворотній процес, а саме вивантаження з 1С в Ексель - це порівняно простий набір дій. Його можна легко виконати за допомогою вбудованих інструментів вищезгаданих програм, причому зробити це можна декількома способами, залежно від того, що саме користувачеві потрібно перенести. Розглянемо, як це виконати на конкретних прикладах у 1С версії 8.3 .

Спосіб 1: копіювання вмісту комірки

Одна одиниця даних міститься в комірці 1С. Її можна перенести в Ексель звичайним способом копіювання.

Вміст комірки 1С буде вставлено Excel.

Спосіб 2: вставка списку в існуючу книгу Excel

Але вищезгаданий спосіб підійде лише в тому випадку, якщо потрібно перенести дані з одного осередку. Коли ж потрібно здійснити перенесення цілого списку, слід скористатися іншим способом, адже копіювання по одному елементу забере дуже багато часу.

Список вставлений у документ.

Спосіб 3: створення нової книги Excel зі списком

Також список із програми 1С можна одразу вивести в новий файл Ексель.

Весь список буде збережено окремою книгою.

Спосіб 4: копіювання діапазону зі списку 1С Excel

Трапляються випадки, коли потрібно перенести не весь список, а лише окремі рядки або діапазон даних. Цей варіант теж цілком реалізований за допомогою вбудованих інструментів.

Спосіб 5: Збереження документів у форматі Excel

В Excel іноді потрібно зберігати не лише списки, а й створені в 1С документи (рахунки, накладні платіжні доручення тощо). Це пов'язано з тим, що багато користувачів редагувати документ простіше в Екселі. До того ж у Excel можна видалити заповнені дані та, роздрукувавши документ, використовувати його за потреби як бланк для ручного заповнення.

Документ буде збережено у форматі Ексель. Цей файл тепер можна відкривати в даній програмі, і проводити подальшу обробку вже в ній.

Як бачимо, вивантаження інформації з 1С у формат Excel не становить жодних складнощів. Потрібно знати лише алгоритм дій, оскільки, на жаль, не всім користувачам він інтуїтивно зрозумілий. За допомогою вбудованих інструментів 1С та Ексель можна копіювати вміст осередків, списків та діапазонів з першої програми до другої, а також зберігати списки та документи в окремі книги. Варіантів збереження досить багато і для того, щоб користувач міг знайти відповідний саме для його ситуації, зовсім не потрібно вдаватися до використання стороннього програмного забезпеченнячи застосовувати складні комбінації дій.

багатьом офісним працівникамнерідко доводиться скористатися програмами 1C і Excel. Їм доводиться експортувати дані з одного додатка до іншого. Сьогодні ми розглянемо, як вивантажити з 1С до Excel.

Вивантажуємо дані з 1С до Екселю

Вивантаження даних з 1С Microsoft Excel- Процес, що складається з нескладних дій. Для цього достатньо вбудованих у дані програми коштів. Існує кілька способів експорту даних.

Вивантажуємо велику кількість даних

У відкритому документіслід клацнути правою кнопкою миші та вибрати «Вивести список». Після цього всі елементи відображаються як звичайний текст. Його можна скопіювати та вставити в документ MS Excel, але краще відкрити меню "Файл" і перейти в розділ "Зберегти як".

Залишається лише вибрати формат файлу та зберегти його.

Вивантажуємо друковані форми документів

Як вставити список у книгу Excel

Щоб перенести список, слід скористатися наступним способом:

• Потрібний список відкриваємо у програмі 1С. Потім необхідно правою кнопкою миші натиснути на «Всі дії», а потім «Вивести список».

• З'явиться оболонка списку. У полі «Виводить у» має бути встановлений варіант «Таблічний документ».
• Трохи нижче можна вибрати стовпчики, які слід перенести.

Порада! Не слід нічого змінювати у цьому вікні, коли ви збираєтеся повністю перенести документ.

1. Після цього користувач побачить на екрані список у вигляді таблиці. Його потрібно весь виділити та скопіювати.
2. Потім створюється новий документ Excel і дані вставляються до нього з допомогою «CTRL+V».

Створюємо нову книгу Excel зі списком

Можна довго не возитися і одразу вивести список з 1С в Ексель:

1. Робимо все те саме, що й у попередньому методі поки що не сформується список. Потім потрібно перейти в меню, відкрити розділ "Файл" і вибрати "Зберегти як".

Висновок

Тепер ви знаєте кілька способів, як вивантажити таблицю з 1С в Ексель. Процедура досить легка, і з нею впорається будь-який користувач. Головне – це добре вивчити наші інструкції, вибрати відповідний спосіб і чітко дотримуватися вказівок. Щоб було простіше, дивіться на вставлені скрини.

Необхідність зберегти файл Ексель з 1С виникає у бухгалтерів та інших співробітників, які працюють з обома програмами. Здійснювати перенесення даних вручну шляхом копіювання або ручного введення з клавіатури занадто довго, тому виникає питання про сучасні методи. Розробники подбали щодо цього та передбачили зрозумілі способи копіювання даних в обох напрямках. Все, що потрібно для користувача – знати ці методи.

Як вивантажувати файли з 1С

Зручним варіантом перенесення інформації із 1С є вивантаження. Для цього не потрібно копіювати дані через буфер обміну, все відбувається простіше:

Користувач відкриває файл у програмі 1С;

Залишається вибрати потрібну локацію на комп'ютері або на знімному диску, куди буде відправлено файл, та формат цього файлу. Якщо постає питання, як зберегти в Екселі, то вибирається формат XLSL.

Такий варіант не займає багато часу і допомагає програмно переносити великі файли Excel.

Коли потрібно діяти у зворотному напрямку, завантажуючи файли Ексель у систему 1С, це робиться двома шляхами.

Як надсилати файли з Екселя в 1С вручну

Один із ручних способів – копіювання через буфер обміну. Дані виділяються у документі Ексель і звичним поєднанням Ctrl+C – Ctrl+V переносяться до бази 1С. Важливо стежити, щоб під час перенесення не збилося форматування і всі дані потрапили у потрібні осередки.

Другим способом є завантаження, зворотне розвантаженню. Користувач знову відправляється в меню "Файл" у системі 1С і вибирає функцію "Завантажити", після чого знаходить файл на комп'ютері. Завантаження займає небагато часу, зазвичай кілька секунд, але для більших файлів довше. Настійно рекомендується перевіряти формат на предмет збоїв та помилок, щоб вони не впровадились у загальну базу та не стали причиною плутанини.

Як надсилати файли з Екселя в 1С автоматично

Копіювання інформації з 1С 77 документ Excel потрібно порівняно рідко. Це притаманно випадків, коли потрібно роздрукувати звіт чи надати начальству чи контрагентам окремі накладні. Зворотне завантаження даних з Екселя в 1С більш поширене, тому що це необхідно для збору та узагальнення даних.

Щоб не робити все вручну і не витрачати на цей час компанія може замовити спеціальний завантажувач, за допомогою якого дані надходитимуть і оброблятимуться без участі персоналу. Завантажувач не є складним програмним продуктомАле проблема в тому, що його потрібно налаштовувати під потреби конкретної компанії. Тому скачати його з вільного доступув інтернеті не вийде, буде потрібна допомога спеціалізованої компанії, яка розробить завантажувач та впровадить для компанії.

Перш ніж почати користуватися таким завантажувачем, бажано перевірити три моменти.

Наскільки коректно він передає дані. Трапляється, що програма працює з помилками, у цій ситуації краще відразу виявити це і внести корективи, ніж згодом розбиратися з безліччю недостовірних цифр. Після впровадження перевіркою стабільності програми займається розробник, але й персонал компанії повинен перевіряти коректність перенесення спочатку, поки не виникне впевненості, що все в порядку.

Чи на всіх пристроях встановлено завантажувач. Перепустка окремих комп'ютерів і співробітників, що працюють на них, неприпустима при формуванні загальної бази, тому що саме вони можуть стати причиною витоку як інформації, так і грошових коштівпідприємства. Використання автоматизації для фірми завжди передбачає комплексність.

Перед надсиланням копії даних з Екселя в 1С велику увагу варто приділити однаковому заповненню осередків Екселю. У випадках, коли це робиться недбало, співробітники плутають порядок осередків, вносять дані з двох в одну і не дотримуються правил скорочень, в базі 1С теж виявляться серйозні проблеми. Керівник підприємства чи головний бухгалтер має провести серйозну роботу із співробітниками перед запровадженням автоматизації бізнесу за допомогою 1С. Виконання всіма правил заповнення звітів та ведення бази допоможе згодом уникнути багатьох складнощів та недостовірних даних, прискорити роботу бізнесу та вивести його на новий рівень, обігнавши конкурентів