Як конвертувати, переробити, перетворити схему з Visio на графічний файл. Документ за схемами процесів Visio у Word Як малюнок з visio перенести у word

Створені у Visio 2010 схеми можна використовувати по-різному:

Вставте документ для подальшого друку.
Використовувати як електронний документ.
Зберегти передачі третім особам.
Роздрукувати на окремому аркуші.

Можливо, ви придумаєте інші призначення. Погляньмо, як відбувається робота з готовими схемами.

Вставка у документ

Розглянемо вставку схеми Visio 2010 документ Word 2010, як найпоширеніший варіант використання. Освоївши його, ви легко впораєтеся та з іншими програмами пакету Microsoft Office 2010.

Отже, у вас є документ із текстом, для якого ви намалювали спеціальну схему. У вікні Visio 2010 перейдіть на сторінку з потрібною схемою та натисніть . Зауважте, виділяти елементи не потрібно, інакше при вставці можлива поява надмірностей, наприклад у вигляді габаритних підписів до стін. Тепер перейдіть у вікно Word і натисніть . Схема буде вставлена, і ви можете використовувати її, як робите це зі звичайними впровадженими зображеннями: змінювати пропорції, положення, кут повороту і т.д.

Однак це не проста картинка. Двічі клацнувши по ній мишею, ви відкриєте редактор Visio у вікні Word (див. рис. 1). Навіть стрічка інструментів Word замінюється на стрічку Visio 2010 і лише вкладка "Файл"з відповідним набором команд немає.

Рисунок 1 - Редагування схеми Visio безпосередньо у вікні Word

Створювати схему цілком буде не дуже зручно, але для внесення швидких правок цей спосіб підходить ідеально. Щоб повернутися до редагування тексту, клацніть на будь-якій доступній частині вікна Word 2010.

Якщо в один із документів ви хочете вставити не всю схему, то створювати у Visio дублікат із виділеною частиною не потрібно. Виділіть потрібні елементи, скопіюйте їх та вставте в документ. Усі невиділені елементи зображення не будуть задіяні.

Рисунок 2 - Надмірності вставленої схеми

Як і говорив, при виділенні деяких елементів можуть виникнути надмірності (див. рис. 2). Так, біля стін з'явились підписи. Чи можна їх уникнути, не створюючи нової схеми? Так, спосіб є. Після вставки елементів відкрийте вбудований редактор Visio 2010, двічі клацнувши мишею по впровадженому об'єкту, потім виділіть складові схеми ( ) і зніміть виділення. Підписи пропадуть.

Для вставки схеми повністю запускати Visio 2010 не обов'язково. У Word 2010 на вкладці "Вставка"виберіть кнопку «Об'єкт»та вкажіть шлях до збереженого документа *.vsd (див. рис. 3).

Рисунок 3 – Вставка схеми Visio через меню «Об'єкт»

Розмір файлу Word збільшиться на розмір файлу Visio. Якщо ви бажаєте цього уникнути, використовуйте опцію «Зв'язок із файлом». Однак, при передачі документа Word, або при зміні шляху до схеми, зображення буде втрачене. Щоб зберегти зв'язок під час передачі файлів, використовуйте відносний шлях. Наприклад, ваш документ збережений у певній папці під ім'ям document. docx. У тій же папці збережено і схему під назвою schema. vsd. Тоді відносний шлях буде schema. vsd. Введіть ім'я файлу у відповідний рядок, не натискаючи кнопку «Огляд»,та збережіть результат. Тепер під час передачі або переміщення обох файлів зв'язок збережеться.

Описані способи працюють і в PowerPoint, тільки швидке редагування в ньому неможливо - схема вставляється як растрове зображення.

Ви можете впроваджувати в такий спосіб схеми Visio 2010 прямо в тіло повідомлення електронної пошти Outlook 2010, але я вважаю це не найоптимальніший варіант. Адресат, який не використовує поштову програму Outlook, отримає не схему Visio, а набір файлів image001. emzі oledata. mso. І якщо перегляд векторного зображення у форматі EMZне складе труднощів, то редагувати схему не вийде. Найкраще прикріплюйте схему Visio 2010 як файл VSD, щоб надати можливість редагування, або зберігайте її як растрове зображення. Про збереження файлів у різні формати і йтиметься у наступному розділі.

Збереження файлу для передачі

Навіть якщо у користувачів ваших схем не буде встановлено Visio 2010, швидше за все, вони зможуть побачити малюнки, т.к. у дистрибутив Microsoft Office за замовчуванням включено засіб перегляду схем Visio. Якщо його там немає, то знайти його можна на сайті Microsoft:

Засіб перегляду Visio 2007 (7.7 МБ) + Пакет оновлень 2 (до 10 МБ)
Засіб перегляду Visio 2010 beta (16.7 МБ для 32-розрядної та 29.5 МБ для 64-розрядної версії)

Але ці дистрибутиви досить об'ємні та потребують додаткових зусиль для встановлення. Можливо, кінцевому користувачеві не захочеться зайвий раз рухати мишкою. Але ви можете експортувати свої схеми до множини графічних форматів, які будуть відкриватися на будь-якому комп'ютері. Розглянемо найбільш уживані їх ближче.

Малюнок 4 - Підтримувані формати файлів для збереження

Короткий висновок:використовуйте формати PNGабо GIFдля передачі схем, що не містять повнокольорові фотографії та градієнти. Для схем із фотографіями та градієнтами краще підійде JPEGз налаштуваннями якості вище 75%. Інші формати (за винятком рідної VSD) вам будуть потрібні досить рідко.

Зауважте, що вам потрібно повторити процедуру збереження в растровому форматі(PNG, GIF, JPEG та ін.) для кожноюсторінки вашого документа.

Отримані зображення можна використовувати в Інтернеті, в документах, або якось інакше. Для їх відображення не буде потрібно ні Visio 2010, ні засіб перегляду його файлів.

Друк схем

Відкрийте розділ "Друк"на вкладці "Файл". Visio 2010 пропонує не такий великий набір опцій, як Word 2010. Тут є лише "Друк", «Швидкий друк»і "Попередній перегляд".

При виборі « Швидкий друк» Visio 2010 виведе схему на принтер за замовчуванням стандартними налаштуваннями. Ця опція існує для тих людей, кому не хочеться розбиратися в діалогових вікнах. "Друк"відкриє стандартне вікно друку, де можна керувати драйвером принтера. Але ми намалювали досить складну ілюстрацію і бажаємо отримати очікуваний результат, а не кота в мішку, тому виберемо "Попередній перегляд"(Див. рис. 6).

Малюнок 6 - Вікно попереднього переглядуперед печаткою

Тут відображається схема так, як вона виглядатиме на аркуші паперу. Зрозуміло, що монохромний принтер не зможе передати кольори, і ви повинні про це пам'ятати.

Натисніть кнопку «Колонтитули», щоб додати інформацію по верхньому або нижньому краю аркуша. У вікні можна вказати до шести таких елементів з різним розташуванням. Натиснувши кнопку з трикутником, можна вставити службову інформацію (див. мал. 7).

Малюнок 7 - Додавання колонтитулів

Натисніть кнопку "Параметри сторінки", щоб викликати діалогове вікно з налаштуваннями (див. мал. 8).

Рисунок 8 - Вікно налаштувань друку

За друк тут відповідає тільки одна вкладка з назвою, що говорить. «Налаштування друку». Ви можете вказати розмірпапери, орієнтаціювисновку та змінити масштаб. Якщо у вас є принтер формату більше, ніж А4, ви можете роздрукувати схему на відповідному аркуші, вибравши його в списку «Папір у принтері», Але швидше за все принтер у вас стандартний формату А4. Не маючи доступу до принтера великого формату, ви можете отримати велику схему, вказавши значення масштабупонад 100%, або збільшивши кількість сторінок завширшки чи висоту. Так, вказавши по 4 сторінки у кожному напрямку, ви зможете отримати схему формату А0 на принтері формату A4. Ось тільки обрізати та склеїти 16 листів доведеться самостійно. Але це окрема історія (див. рис. 9).

Малюнок 9 - Результат склеювання листів збільшеної схеми

Вибравши великий масштаб, у вікні попереднього перегляду ви побачите збільшене зображення. Для перемикання між частинами схеми використовуйте кнопки «Наступна/попередня плитка»(Див. рис. 6). Також ці кнопки відповідають за перемикання сторінок.

Зауважте, що якість Векторна ілюстрація не страждає від збільшення масштабу. Якщо ви спробуєте збільшити растрове зображення (JPEG-фотографію, наприклад), то неминуче отримайте розмитий відбиток з укрупненими артефактами стиснення (квадратна сітка, ореол на контрастних областях тощо).

На друк можна вивести сіткудокумента, позначивши відповідний параметр. За промовчанням сітка не відображається.

Висновок

Visio 2010 досить тісно інтегрований з програмами Microsoft Office 2010. Це дає можливість зручного використання схем у документах різного роду (текстових, табличних та ін.). При цьому викликати програму для внесення невеликих правок немає потреби.

Незважаючи на те, що до складу офісного пакета входить засіб перегляду схем Visio 2010, досить часто виникатиме привід для збереження зображення в растровому форматі. Використовуйте формати GIF, PNG і JPEG, щоб досягти малого розміру файлу при великій універсальності. Подальше редагування експортованих схем буде утруднено, але часто в цьому немає потреби. У будь-якому випадку для себе слід залишати копію схеми у рідному форматі Visio 2010 - VSD.

Схеми знаходять широке застосування в різних документах, але можуть бути роздруковані і окремо. У Visio 2010 вбудована можливість друкування зображень як на стандартному форматі, так і на збільшеному, що в деяких випадках дозволяє обходитися без друкарських послуг.

Іноді користувачам під час підготовки схем у програмі Microsoft Visio потрібно перетворити їх на різні графічні формати: BMP, PCX, GIF і т.д. Вирішити це завдання стандартними засобами неможливо. Тому доводиться користуватися додатковими інструментами, наприклад програмою Universal Document Converter. Дана утиліта є віртуальним принтером, за допомогою якого можна швидко і просто конвертувати схему з Visio в графічний файлодного з найпоширеніших форматів.

Порядок перетворення схем з Visio на графічні файли:

«У нашому відділі ми використовуємо Microsoft Accessта Microsoft Visio. Раніше для підготовки документів до здачі до архіву нам доводилося спочатку друкувати їх на принтері, а потім використовувати сканер для отримання файлів TIFF. В даний час ми використовуємо Універсальний конвертер документів, який заощаджує наш час та гроші. Для нас дуже важливо, що Універсальний конвертер документів дозволяє експортувати документи з різних додатків до одного багатосторінкового TIFF.»

Створені у Visio 2010 схеми можна використовувати по-різному:

Вставте документ для подальшого друку.
Використовувати як електронний документ.
Зберегти передачі третім особам.
Роздрукувати на окремому аркуші.

Можливо, ви придумаєте інші призначення. Погляньмо, як відбувається робота з готовими схемами.

Вставка у документ

Розглянемо вставку схеми Visio 2010 у документ Word 2010 як найпоширеніший варіант використання. Освоївши його, ви легко впораєтеся і з іншими програмами Microsoft Office 2010.

Рисунок 1 – Редагування схеми Visio безпосередньо у вікні Word

Рисунок 2 – Надмірності вставленої схеми

Як я й казав, при виділенні деяких елементів можуть виникнути надмірності (див. рис. 2). Так, біля стін з'явились підписи. Чи можна їх уникнути, не створюючи нову схему? Так, спосіб є. Після вставки елементів відкрийте вбудований редактор Visio 2010, двічі клацнувши мишею по впровадженому об'єкту, потім виділіть складові схеми ( ) і зніміть виділення. Підписи пропадуть.

Рисунок 3 – Вставка схеми Visio через меню «Об'єкт»

Розмір файлу Word збільшиться на розмір файлу Visio. Якщо ви бажаєте цього уникнути, використовуйте опцію «Зв'язок із файлом». Однак, при передачі документа Word, або при зміні шляху до схеми, зображення буде втрачене. Щоб зберегти зв'язок під час передачі файлів, використовуйте відносний шлях. Наприклад, ваш документ збережений у певній папці під ім'ям document. docx. У тій же папці збережено і схему під назвою schema. vsd. Тоді відносний шлях буде – schema. vsd. Введіть ім'я файлу у відповідний рядок, не натискаючи кнопку «Огляд»,та збережіть результат. Тепер під час передачі або переміщення обох файлів зв'язок збережеться.

Ви можете впроваджувати таким чином схеми Visio 2010 прямо в тіло повідомлення електронної пошти Outlook 2010, але я вважаю це найоптимальнішим варіантом. Адресат, який не використовує поштову програму Outlook, отримає не схему Visio, а набір файлів image001. emzі oledata. mso. І якщо перегляд векторного зображення у форматі EMZне складе труднощів, то редагувати схему не вийде. Найкраще прикріплюйте схему Visio 2010 як файл VSD, щоб надати можливість редагування, або зберігайте її як растрове зображення. Про збереження файлів у різні формати і йтиметься у наступному розділі.

Збереження файлу для передачі

Засіб перегляду Visio 2007(7.7 МБ) + Пакет оновлень 2(До 10 МБ)
Засіб перегляду Visio 2010 beta(16.7 МБ для 32-розрядної та 29.5 МБ для 64-розрядної версії)

Рисунок 4 – Підтримувані формати файлів для збереження

Зауважте, що вам потрібно повторити процедуру збереження в растровому форматі (PNG, GIF, JPEG та ін.) для кожноюсторінки вашого документа.

Друк схем

При виборі «Швидкого друку» Visio 2010 виведе схему на стандартний принтер зі стандартними налаштуваннями. Ця опція існує для тих людей, кому не хочеться розумітися на діалогових вікнах. "Друк"відкриє стандартне вікно друку, де можна керувати драйвером принтера. Але ми намалювали досить складну ілюстрацію і бажаємо отримати очікуваний результат, а не кота в мішку, тому виберемо "Попередній перегляд"(Див. рис. 6).

Рисунок 6 – Вікно попереднього перегляду перед друком

Рисунок 7 – Додавання колонтитулів

Натисніть кнопку "Параметри сторінки", щоб викликати діалогове вікно з налаштуваннями (див. мал. 8).

Рисунок 8 – Вікно налаштувань друку

За друк тут відповідає тільки одна вкладка з назвою, що говорить. «Налаштування друку». Ви можете вказати розмірпапери, орієнтаціювисновку та змінити масштаб. Якщо у вас є принтер формату більше, ніж А4, ви можете роздрукувати схему на відповідному аркуші, вибравши його в списку «Папір у принтері»Але швидше за все принтер у вас стандартний – формату А4. Не маючи доступу до принтера великого формату, ви можете отримати велику схему, вказавши значення масштабупонад 100%, або збільшивши кількість сторінок завширшки чи висоту. Так, вказавши по 4 сторінки у кожному напрямку, ви зможете отримати схему формату А0 на принтері формату A4. Ось тільки обрізати та склеїти 16 листів доведеться самостійно. Але це окрема історія (див. рис. 9).

Рисунок 9 – Результат склеювання листів збільшеної схеми

Висновок

Незважаючи на те, що до складу офісного пакета входить засіб перегляду схем Visio 2010, досить часто виникатиме привід для збереження зображення в растровому форматі. Використовуйте формати GIF, PNG і JPEG, щоб досягти малого розміру файлу при великій універсальності. Подальше редагування експортованих схем буде утруднено, але часто в цьому немає потреби. У будь-якому випадку слід залишати для себе копію схеми в рідному форматі Visio 2010 – VSD.

Щоб продовжити роботу з раніше створеним документом, необхідно відкрити відповідний файл. Зробити це можна кількома способами, найпростіший з яких двічі клацнути лівою кнопкою миші на значку файлу у вікні Провідника Windows. При цьому автоматично запуститься Microsoft Visio, а вказаний документ буде відкритий в ньому для редагування.

Файли Visio легко дізнатися за характерними значками синього кольору, крім того, якщо ви працюєте з Windows 7, у вікні Провідника будуть представлені зменшені копії схем і діаграм, що знаходяться у файлах (рис. 2.8). Якщо програма Visio вже запущена та готова до роботи, то відкрити існуючий документ можна за допомогою команди Файл → Відкритиабо кнопки Відкритина панелі інструментів.

Викликавши цю команду або натиснувши кнопку, ви побачите на екрані вікно вибору документа, представлене на рис. 2.9. Перейдіть до потрібну папку, клацанням лівої кнопки миші виділіть потрібний документ і натисніть кнопку Відкрити.

Якщо у вибраній вами папці знаходиться безліч різних файлів, можна «відфільтрувати» файли потрібного типу за допомогою списку, що розкривається, розташованого в правому нижньому куті вікна. За замовчуванням у цьому списку вибрано пункт Усі файли Visio, що дозволяє вивести на екран лише файли, що повністю підтримуються цією програмою форматів.

Якщо на вашому комп'ютері встановлено операційну система Windows Vista або 7/8, то для пошуку файлу ви можете ввести частину його імені у поле Пошукрозташований у верхній частині вікна.

Вибравши пункт Відкритиабо Відкрити оригінал, Ви можете розпочати роботу з файлами у звичайному режимі. Зміни, які вносяться в документ у процесі редагування, зберігатимуться у цьому документі. Якщо ви не бажаєте, щоб зміни торкнулися вихідного документа, виберіть команду Відкрити як копію. У цьому випадку документ відразу після відкриття отримає нове ім'я, і його редагування не відобразиться у вихідному файлі. Копія документа з новим ім'ям буде знаходитись у оперативної пам'ятікомп'ютера. Для того, щоб записати її на диск, скористайтесь командою Файл → Зберегтиабо Файл → Зберегти як.

Ще один спосіб убезпечити вихідний файл від випадкового збереження у зміненому вигляді – відкрити його лише для читання. Зробити це можна за допомогою команди Відкрити для читання меню кнопки Відкрити (див. мал. 2.10). При спробі зберегти відредагований документ вам буде запропоновано вибрати для нього нове ім'я.

Найкращий спосіб захистити важливі документи від випадкової зміни чи пошкодження – своєчасно створювати їх резервні копії. Якщо такі копії зберігаються поза комп'ютером, наприклад на компакт-дисках, вони будуть надійно захищені не тільки від необережного редагування, але й від поломки обладнання або зараження комп'ютерними вірусами.

Для ще більшого комфорту користувачів Microsoft Visio зберігає відомості про документи, що недавно редагувалися, а також про використовувані для створення нових діаграм шаблони. Список із трьох нещодавно використовуваних шаблонів представлено в центральній частині вікна програми на рис. 2.11. У правій частині вікна знаходиться список документів, що недавно відкривалися для редагування. Крім того, список документів, що недавно відкривалися, знаходиться в меню Файл(Див. рис. 2.12). Використовуючи відповідну команду, можна швидко відкрити потрібний документ.

20.07.2013

Ви можете автоматично додавати вміст діаграми, включаючи фігури та метадані, у документ Word за допомогою можливості Експорт у Word. Потім використовуйте документ як основу для технологічних рекомендацій та інструкцій з експлуатації. Наприклад:

Фахівець служби підтримки має технологічну схему запиту на обслуговування з детальною інформацією про відділи, власників та графіки завдань. Вона створює інструкцію з експлуатації у документі Word.

Фахівець із підбору кадрів має організаційну діаграму з метаданими фігур, наприклад поточну кількість співробітників, вакансії та бюджети команди. Він надсилає оперативний звіт, використовуючи документ Word.

Бізнес-аналітик оновлює технологічну схему, що базується на імпортованих даних, які мають КПЕ, такі як вартість, тривалість та статус, що відображаються у вигляді графічних даних. Щомісяця вона надсилає документ Word у хмарне сховище OneDrive, щоб забезпечити доступ для зацікавлених осіб.

Примітка:Ця можливість доступна лише користувачам з Visio (план 2) . Якщо ви не знаєте своєї версії Visio, на вкладці ФайлВиберіть Обліковий запис > Про програму Visio. ІТ-фахівці, які керують процесом оновлення Office 365, можуть дізнатися, які оновлення доступні в кожному каналі, на сторінці випусків оновлень каналу .

Експорт діаграми Visio у документ Word

Результати: документ Word було створено. Ви можете вносити до нього зміни відповідно до побажань. Як мінімальний обсяг ми рекомендуємо зробити наступне:

Бажаєте залишити відгук чи повідомити про помилку?

Скажіть нам, як покращити цю функцію! Надішліть нам свій відгук про те, як Visio конвертує документи в Word.