Сохранить документ из 1с в эксель. Хитрости сохранения табличного документа в Excel для дальнейшей работы с ним

Не секрет, что среди офисных работников, в частности тех, которые заняты в расчетной и финансовой сфере, особенно популярны программы Excel и 1С. Поэтому довольно часто приходится производить обмен данными между этими приложениями. Но, к сожалению, далеко не все пользователи знают, как быстро это сделать. Давайте выясним, как выгрузить данные из 1С в документ Excel.

Если загрузка данных из Excel в 1С – это довольно сложная процедура, автоматизировать которую можно только с помощью сторонних решений, то обратный процесс, а именно выгрузка из 1С в Эксель – это сравнительно простой набор действий. Его можно легко выполнить с помощью встроенных инструментов вышеуказанных программ, причем сделать это можно несколькими способами, в зависимости от того, что именно пользователю нужно перенести. Рассмотрим, как это выполнить на конкретных примерах в 1С версии 8.3 .

Способ 1: копирование содержимого ячейки

Одна единица данных содержится в ячейке 1С. Её можно перенести в Эксель обычным методом копирования.

Содержимое ячейки 1С будет вставлено в Excel.

Способ 2: вставка списка в существующую книгу Excel

Но вышеуказанный способ подойдет лишь в том случае, если нужно перенести данные из одной ячейки. Когда же нужно совершить перенос целого списка, то следует воспользоваться другим способом, ведь копирование по одному элементу отберет очень много времени.

Список вставлен в документ.

Способ 3: создание новой книги Excel со списком

Также список из программы 1С можно сразу вывести в новый файл Эксель.

Весь список будет сохранен отдельной книгой.

Способ 4: копирование диапазона из списка 1С в Excel

Бывают случаи, когда нужно перенести не весь список, а только отдельные строки или диапазон данных. Этот вариант тоже вполне воплотим с помощью встроенных инструментов.

Способ 5: Сохранение документов в формате Excel

В Excel иногда нужно сохранять не только списки, но и созданные в 1С документы (счета, накладные платежные поручения и т.д.). Это связано с тем, что для многих пользователей редактировать документ проще в Экселе. К тому же в Excel можно удалить заполненные данные и, распечатав документ, использовать его при необходимости как бланк для ручного заполнения.

Документ будет сохранен в формате Эксель. Этот файл теперь можно открывать в данной программе, и проводить дальнейшую его обработку уже в ней.

Как видим, выгрузка информации из 1С в формат Excel не составляет никаких сложностей. Нужно знать только алгоритм действий, так как, к сожалению, не для всех пользователей он интуитивно понятен. С помощью встроенных инструментов 1С и Эксель можно копировать содержимое ячеек, списков и диапазонов из первого приложения во второе, а также сохранять списки и документы в отдельные книги. Вариантов сохранения достаточно много и для того, чтобы пользователь мог найти подходящий именно для его ситуации, совсем не нужно прибегать к использованию стороннего программного обеспечения или применять сложные комбинации действий.

Многим офисным работникам не редко приходится пользоваться программами 1C и Excel. Им приходится экспортировать данные из одного приложения в другое. Сегодня мы рассмотрим, как выгрузить из 1С в Excel.

Выгружаем данные из 1С в Эксель

Выгрузка данных из 1С в Microsoft Excel – процесс, состоящий из несложных действий. Для этого достаточно встроенных в данные приложения средств. Есть несколько способов экспорта данных.

Выгружаем большое количество данных

В открытом документе следует кликнуть правой кнопкой мыши и выбрать «Вывести список». После этого все элементы будут отображены как обычный текст. Его можно скопировать и вставить в документ MS Excel, но лучше открыть меню «Файл» и перейти в раздел «Сохранить как».

Остается лишь выбрать формат файл и сохранить его.

Выгружаем печатные формы документов

Как вставить список в книгу Excel

Чтобы перенести список следует воспользоваться следующим способом:

• Нужный список открываем в программе 1С. Затем необходимо правой кнопкой мыши кликнуть на «Все действия», а затем «Вывести список».

• Появится оболочка вывода списка. В поле «Выводит в» должен быть установлен вариант «Табличный документ».
• Чуть ниже можно выбрать колонки, которые следует перенести.

Совет! Не следует ничего менять в этом окне, когда вы собираетесь полностью перенести документ.

1. После всего этого пользователь увидит на экране список в виде таблицы. Его нужно весь выделить и скопировать.
2. Затем создается новый документ в Excel и данные вставляются в него при помощи «CTRL+V».

Создаем новую книгу Excel со списком

Можно долго не возиться и сразу вывести список из 1С в Эксель:

1. Делаем все то же, что и в предыдущем методе пока не сформируется список. Затем нужно перейти в меню, открыть раздел «Файл» и выбрать «Сохранить как».

Заключение

Теперь вы знаете, несколько способов, как выгрузить таблицу из 1С в Эксель. Процедура довольно легкая, и с ней справится абсолютно любой пользователь. Главное – это хорошо изучить наши инструкции, выбрать подходящий способ и четко следовать указаниям. Чтобы было проще, смотрите на вставленные скрины.

Необходимость сохранить файл Эксель из 1С возникает у бухгалтеров и других сотрудников, работающих с обоими приложениями. Осуществлять перенос данных вручную путём копирования или ручного ввода с клавиатуры слишком долго, поэтому встаёт вопрос о современных методах. Разработчики позаботились относительно этого и предусмотрели понятные способы копирования данных в обоих направлениях. Всё что нужно для пользователя – знать эти методы.

Как выгружать файлы из 1С

Удобным вариантом переноса информации из 1С является выгрузка. Для этого не требуется копировать данные через буфер обмена, всё происходит проще:

Пользователь открывает файл в программе 1С;

Остаётся выбрать нужную локацию на компьютере либо на съёмном диске, куда будет отправлен файл, и формат этого файла. Если стоит вопрос, как сохранить в Экселе, то выбирается формат XLSL.

Такой вариант не занимает много времени и помогает программно переносить большие файлы в Excel.

Когда нужно действовать в обратном направлении, загружая файлы Эксель в систему 1С, это делается двумя путями.

Как отправлять файлы из Эксель в 1С вручную

Один из ручных способов – копирование через буфер обмена. Данные выделяются в документе Эксель и привычным сочетанием Ctrl+C – Ctrl+V переносятся в базу 1С. Важно следить, чтобы при переносе не сбилось форматирование и все данные попали в нужные ячейки.

Вторым способом является загрузка, обратная выгрузке. Пользователь снова отправляется в меню «Файл» в системе 1С и выбирает функцию «Загрузить», после чего находит файл на компьютере. Загрузка занимает немного времени, обычно несколько секунд, но для больших файлов дольше. Настоятельно рекомендуется проверять формат на предмет сбоев и ошибок, чтобы они не внедрились в общую базу и не стали причиной путаницы.

Как отправлять файлы из Эксель в 1С автоматически

Копирование информации из 1С 77 в документ Excel требуется сравнительно редко. Это характерно для случаев, когда нужно распечатать отчёт или предоставить начальству либо контрагентам отдельные накладные. Обратная загрузка данных из Эксель в 1С более распространена, потому что это необходимо для сбора и обобщения данных.

Чтобы не делать всё вручную и не тратить на это время, компания может заказать специальный загрузчик, с помощью которого данные будут поступать и обрабатываться без участия персонала. Загрузчик не является сложным программным продуктом, но проблема в том, что его нужно настраивать под нужды конкретной компании. Поэтому скачать его из свободного доступа в интернете не получится, потребуется помощь специализированной компании, которая разработает загрузчик и внедрит для компании.

Прежде чем начать пользоваться таким загрузчиком, желательно проверить три момента.

Насколько корректно он передаёт данные. Случается, что программа работает с ошибками, в этой ситуации лучше сразу обнаружить это и внести коррективы, чем впоследствии разбираться с множеством недостоверных цифр. После внедрения проверкой стабильности программы занимается разработчик, но и персонал компании должен проверять корректность переноса на первых порах, пока не возникнет уверенности, что всё в порядке.

На всех ли устройствах установлен загрузчик. Пропуск отдельных компьютеров и работающих на них сотрудников недопустим при формировании общей базы, потому что именно они могут стать причиной утечки как информации, так и денежных средств предприятия. Внедрение автоматизации для фирмы всегда предполагает комплексность.

Перед отправкой копии данных из Эксель в 1С огромное внимание стоит уделить единообразному заполнению ячеек Эксель. В случаях, когда это делается небрежно, сотрудники путают порядок ячеек, вносят данные из двух в одну и не соблюдают правила сокращений, в базе 1С тоже обнаружатся серьёзные проблемы. Руководитель предприятия или главный бухгалтер должен провести серьёзную работу с сотрудниками перед внедрением автоматизации бизнеса с помощью 1С. Исполнение всеми правил заполнения отчётов и ведения базы поможет впоследствии избежать многих сложностей и недостоверных данных, ускорить работу бизнеса и вывести его на новый уровень, обогнав конкурентов.